Bürolarda İşbölümünün Yapılması

Bu aşamada öncelikle büroda yapılması gereken işler belirlenir, daha sonra bu işler benzerliklerine ve aralarındaki ilişkilere göre gruplara ve bölümlere ayrılır. Böylece her bir grup, bir bölümü ya da departmanı meydana getirir. Her bölüm daha sonra alt bölümlere/birimlere ayrılır. Gruplama ve bölme işlemi büro çalışanlarının yapabileceği iş birimlerini ortaya çıkarıncaya kadar sürdürülür.

İş, bir veya birden çok kişinin bedensel ve /veya düşünsel gücünü kullanmak suretiyle ortaya koyduğu bir eylemdir. İş, belli bir işyerinde bir miktar benzer pozisyondan oluşur. Bununla birlikte, iş sadece bir pozisyonu içerebilir. Pozisyon (makam, mevkii), belirli bir zamanda, belli bir örgütte, belli bir kişi tarafından yerine getirilmesi gereken tüm sorumlulukları içeren bir görev yeridir. Bir örgütteki pozisyon sayısı, aynı zamanda tüm çalışanların sayısına eşittir. Görev ise, özel bir amaçla yapılan bağımsız bir iş faaliyetidir.

Bir büroda yapılacak işlerin neler olacağını, işletmenin yapısı, büronun amacı ve diğer bölümlerin bürodan ne beklediği belirler. Büronun işi, personelin ilgi ve yeteneklerine göre değişmez. Örneğin, daktilografi bir büro işiyse, bu iş A memuruna ya da B memuruna göre değişmez. Kullanılan yöntem, yazılan metin, yazım kuralları, hız ve kalite işin gerektirdiği şekildedir, kişiyle bir ilgisi yoktur. Başka bir deyişle iş ve işin niteliği, o işi yapan kişiden bağımsızdır. Ancak işin gerektirdiği görevleri yerine getirebilecek kişi, o işi yapmakla görevlendirilir.

İş bölümü, işlerin küçük parçalara bölünerek, tek kişinin işin bütününü yapması yerine, işin, parçalar haline getirilerek uzmanlaşmış bir grup insan tarafından yapılmasını sağlayan bir tekniktir. Bir örgüt genelinde işbölümü, çeşitli kriterler esas alınarak yapılabilir. Bu kriterlerden en sık kullanılanları üretim, mali işler (Finans), pazarlama, insan kaynakları, araştırma ve geliştirme gibi temel işlevlerdir. Bunun yanı sıra, üretilen mal ve hizmetlerin türüne, faaliyetlerin ulusal ve uluslararası geniş bir coğrafyaya yayılması durumunda bölgelere, hizmet verilen müşterilerin özelliklerine, kullanılan yöntemlere, işin farklı zamanlarda yapılması durumunda zamana (vardiyalara), projelere vb. durumlara göre bölümlendirmeler yapılabilir. Büro işbölümü uygulamalarında en çok tercih edilen, temel işlevlere göre bölümlendirmedir. Ancak işbölümünde bu kriterlerin biri ya da birkaçı birarada kullanılabilir. Örneğin, birinci derece işbölümü bölgelere göre yapılırken, ikinci derecede bölümlendirme işlevlere göre yapılabilir.

Bürolarda bazı işlerin, özellikle de karmaşık olanların tümünü bir tek kişi yapamayacağı için basit aşamalar halinde bölündükleri görülür. Böylece her bir aşamada tek bir faaliyeti yapan personelin uzmanlaşması sağlanır. İş bölümünde üzerinde durulması gereken iş uzmanlığının olup olmaması değil, hangi aşamada iş uzmanlığına gerek duyulduğudur. Çünkü iş uzmanlığı için hem ekonomik hem de sosyal birtakım sınırlamalar vardır. İş uzmanlığının derecesi ve şekli, büro işinin tipiyle ve kişilerin o işi yapmak için kullandıkları yöntemle doğrudan ilgilidir. Genellikle de çalışanlara monoton gelecek ve onların ilgisini çekmeyecek iş istasyonlarında, işbölümünün yapılması tercih edilmelidir.

İş bölümü, her bir bölümün (departmanın) işlevini yerine getirecek olan kişiler düzeyinde yapılmalıdır. Bu yapılmaksızın biçimsel örgüt yapısı tamamlanamaz ve örgüte bağlı insan grubu arasında davranış birliği sağlanamaz. Bunun için varolan bir örgüt yapısında uygulanan işbölümü ve farklı görevleri yapan personel ile ilgili elde edilecek veriler dikkatle incelenir ve bir işbölümü şeması hazırlanır. İş bölümü şeması, yeniden incelemeye alınan büro örgütünde her bir personel tarafından yapılan işin tipini ve harcanan zamanı bir periyot içinde (genellikle bir hafta) gösteren şemadır. Bu şema Şekil 3.11’de yer alan örnekte görüldüğü şekilde hazırlanır; uygulanan büro faaliyetleri ilk kolona, her bir personelin faaliyetleri yapmak için harcadıkları zaman dikey kolonlara işlenir. Bu şemayı hazırlamak için gereken bilgi, büro şeflerinden ya da bizzat işi yapan personelin kendisinden elde edilebilir. Faaliyetleriyle ilgili daha objektif bilgi, her bir personelin işini yaparken gözlemle ve gözlenen sonuçların kaydedilmesi yoluyla elde edilebilir. Fakat bu yöntemin de bazı sınırlılıkları vardır.

En alt düzey işbölümü yapılırken üç ayrı yöntem kullanılabilir. Bu yöntemler seri işbölümü, paralel işbölümü ve eş zamanlı işbölümüdür. Müşteri siparişinin yerine getirilmesi aşamalarından birkaçı olan kredi onaylama, envanter kontrolü ve fiyatlama işlerini yapmakta olan Hande Özgü, Cansu Gür ve Banu Cesur arasındaki işbölümü, üç ayrı yönteme göre Şekil 3.12’de örneklenmiştir.

– Seri işbölümü: Seri işbölümü fabrika montaj hattındaki işbölümüne benzer. Bu tür işbölümünde görev, özel bir iş türünde uzmanlaşmış kişiler tarafından yapılmaktadır. İş tamamlanıncaya kadar görevden göreve devamlı bir hareket vardır. Örnekte ilk memur kredi onaylama görevini tamamlayıp, işi ikinci memura geçirir. İkinci memur envanter kontrolünü yaparak işi üçüncü memura iletir. Üçüncü memur fiyatlama görevini tamamlayarak işi bitirir. Büroda yapılan iş çoksa, iş karmaşık ve bir seri farklı görevi içeriyorsa ve yoğun şekilde büro makineleri kullanılıyorsa, seri işbölümünün yapılması uygundur.

– Paralel işbölümü: Paralel işbölümünde personel işin belli bir bölümünde uzmanlaşmaz. Bir kişi işi tamamlayıncaya kadar birçok görevi yerine getirir. Şekil 3.12’ deki örnekte de görüldüğü üzere memurların üçü de kredi onaylama, envanter kontrolü ve fiyatlama gibi farklı üç tür görevi başından sonuna kadar tek başlarına yaparak işi tamamlarlar. Bu işbölümünde personel birden çok ve farklı görevi yapabilme yeterliliğine sahip olur. Bir işin tamamının tek bir kişi tarafından yapılması gerektiğinde, iş temposunun yavaşlatılması istendiğinde, çalışanlar arasında rekabet arzu edildiğinde, çalışanlara okuma ve kontrol etme gibi alışkanlıklar kazandırılmak istendiğinde paralel işbölümü yönteminin kullanılması gerekir.

– Eş zamanlı işbölümü: Eş zamanlı işbölümünde, aynı iş üzerinde çalışan farklı personelin, aynı zamanda, farklı iş adımlarını tamamlamalarına olanak tanınır. Bu tür işbölümü, hastanelerin acil servislerinde, çeşitli uzmanlık alanlarından doktorların, acil durumdaki bir hastanın kısa zamanda ve aynı anda teşhis ve tedavisi için çalışmalarına benzetilebilir. Bu yöntemde de her personelin işin bir aşamasında uzmanlaşması gerekir. Şekil 3.12’ deki örnekte de görüldüğü gibi birinci memur kredi onaylama, ikinci memur envanter kontrolü, üçüncü memur ise, fiyatlama görevini yerine getirerek işi tamamlar. Ancak iş sırası her zaman aynı olmayabilir. Bu nedenle her işgörenin sadece işin belli bir aşamasında uzmanlaşması yeterli değildir. Görevlerin koordinasyonunun önemli olduğu ve bölünmüş işlerin aynı zamanda yapılmasının gerektiği durumlar için uygun bir yöntemdir. Ayrıca eş zamanlı işbölümü yöntemi, işlerin hızlı bir şekilde yapılmasının gerektiği ve genellikle de acele ve acil iş durumlarında kullanılır.