Perakende Okulum Mağazacılığı Uzmanından Öğrenin
Yöneticiler, gerek sahip oldukları kişisel özellikler gerekse işlerin yürütülmesi sırasında aldıkları kararlar ve uygulamaları ile örgütün başarısına yol açar ya da başarısızlığına neden olabilirler. Hangi yönetim düzeyinde olurlarsa olsunlar, bu kişiler tüm örgütün veya kendi birimlerinin başarısından sorumludurlar.
Demokratik örgütler dışında tüm hiyerarşik örgütlerin oluşmasının temelinde yetki kavramı yatar. Bu kavram aracılığıyla örgütler, çeşitli hiyerarşik kademelerden oluşan piramit biçiminde bir düzenlemeye giderler. Piramidin yüksekliği fazla ya da düşük olabilir. Yüksekliği belirleyen temel faktör, arada yer alan düzeylerin sayıdır.
Yöneticileri yönetici olmayanlardan ayıran en önemli ölçüt yetkidir. Yetki, insanlar, kaynaklar ve değişim süreci üzerinde kendisini gösterir. Yöneticiler ellerinde bulunan yetkinin miktarına göre bütün örgütlerde çeşitli düzeylerde iş görürler. Bu ayrım şekil 2.1’de görüldüğü gibi alt, orta ve üst düzey yönetim şeklinde yapılmaktadır.
Alt düzey yöneticiler (Supervisors); Bu yöneticiler günlük faaliyetlerin başarılması için, yönetsel işlevleri olmayan çalışanları (işçileri ya da memurları) yönetmekten sorumlu olan gözetmen, nezaretçi, formen, sürveyan, şef gibi çeşitli unvanlarla anılan kişilerdir.
Orta düzey yöneticiler; Şube müdürü, müdür yardımcısı (muavini), ve bazı durumlarda daire başkanı, bölüm sorumluları gibi unvanlarla anılırlar. Bu yöneticiler, bulundukları örgütün üst yönetimi tarafından tanımlanan amaçları başarmak için gerekli olan proje, program ve faaliyetlerin koordinasyonundan sorumlu kimselerdir. İdari büro yöneticisi de orta düzey yöneticiler arasında yer alır.
Üst düzey yöneticiler (Executives); Başkan, genel müdür, genel müdür yardımcısı, baş yürütmeci, koordinatör gibi unvanlar alan ve başında bulunduğu örgütün en son sorumlusu olan kişilerin oluşturduğu yönetim grubudur. Büro yöneticisinin alacağı unvan, örgütün büyüklüğüne, büro faaliyetlerinin miktarına ve içeriğine bağlı olarak değişir. Küçük işletmelerde büronun da küçük olması nedeniyle, görev ve sorumluluk alanları, sadece temel memuriyet hizmetleri ve büro personeliyle sınırlı olan bir yönetici tarafından yönetilebilir.
Yazışma, postalama, dosyalama ve diğer genel büro hizmetlerinin denetim görevi bir muhasebeciye ya da veznedara verilmiş olabilir. Başka bir işletmede kendi görev ve sorumluluklarına ek olarak büro faaliyetlerinin yönetimini muhasebe ya da finans müdürü üstlenmiş veya kelime süreçleme, kopyalama, kayıtların yönetimi, iletişim hizmetleri, büro güvenliğini ve bakımını sağlama gibi destek hizmetlerini yapması için kendi görevlerine ilaveten personel müdürü görevlendirilmiş olabilir. Söz konusu yöneticilerin hepsini büro yöneticisi olarak adlandırmak mümkündür.
Büyük örgütlerde, örneğin, 1000’lerle ya da 10.000’lerle ifade edilen personeli olan banka ve sigorta işletmelerinde veri toplama, bilgi üretme ve dağıtma işinin ne kadar önemli olduğu ve büyük sorumluluk istediği açıktır. Bu nedenle büyük örgütlerde büro faaliyetlerini yönetmek üzere ayrı bir yöneticinin atanması gerekir. Böyle bir yöneticinin alacağı unvan; büro yöneticisi, bilgi yöneticisi, bilgi hizmetleri yöneticisi, büro hizmetleri yöneticisi ya da idari büro yöneticisi olabilir. Burada bilgi üretme ve dağıtma faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, koordine eden ve kontrolünden sorumlu olan, örgütün amaçlarına liderlik eden kişi “idari büro yöneticisi” ya da kısaca “büro yöneticisi” unvanlarıyla anılacaktır. Büyük örgütlerde ayrı bir büro yöneticisi olsa da her bölümün yöneticisi aynı zamanda bir “bilgi yöneticisi” dir. Örneğin, büyük bir üretim bölümü, ayrı bir satın alma ve insan kaynakları bürosu olmasına rağmen, kendi satın alma sorumluluklarından bazılarını üstlenir ve personelini yönetir. Eğer örgütte merkezi bir büro yoksa zaten her bölüm kendi büro faaliyetlerini kendisi yönetecektir.