Temel Yönetim İşlevleri

Temel yönetim işlevleri planlama, örgütleme, yöneltme, koordine ve kontrol etmedir. Bir yönetim süreci içinde bu işlevlerin aşağıda anlatıldığı sırada gerçekleşeceği söylenemez; işlevler her yönetim faaliyetinde birbirlerinin içine geçmiş durumda uygulanırlar. Ancak planlama ilk olarak ele alınması gereken işlevdir; her türlü faaliyet, planlamayla başlar, kontrol etmeyle son bulur.

Planlama

Planlama, amaçların, bu amaçlara ulaşmayı sağlayacak araçların ve olanakların seçilmesi sürecidir. Bu süreç, yönetimin ileriye yönelik kararlar almasını ve bu kararların uygulanmasını gerektirir. Planlamayla neyin, niçin, ne zaman, nerede, nasıl, kim tarafından ve hangi olanaklarla yapılacağı ortaya konur.

Planlamanın sağlayacağı yararlar şu şekilde özetlenebilir:
– Uzak, orta ve kısa vadeli geleceğin düşünülerek, önceden tasarlanmasını sağlar.
– Zaman, emek, para tasarrufu sağlayarak yönetimin etkililiğini artırır.
– Somut olarak ulaşılmak istenen amaçların belirlenmesini ve tüm çabaların bu amaçlara yöneltilmesini sağlar.
– Eldeki olanakların amaca yöneltilip yöneltilmediğinin denetlenmesi için bir ölçüt oluşturur.

Planlamadan yukarıda sıralanan yararların sağlanabilmesi için uyulması gereken ilkeler vardır. Bazı durumlarda “en kötü plan bile plansızlıktan iyidir” denmesine rağmen işletmeler sadece gerçekçi bir amaca yönelmiş; bu amaca ulaşmayı sağlayacak tüm stratejiler değerlendirilerek en iyisi seçilmiş; örgüt ve çevre koşullarına uyumu sağlayan; ekonomik; en uygun süreyi kapsayan ve eldeki kıt kaynakları en iyi şekilde kullanan bir planla başarılı olabilirler.

Planlar, sorumluluk derecelerine ve kapsadıkları zamana uygun bir hiyerarşik düzen içinde hazırlanırlar. Uzun dönemli planlar, örgütün vizyonunu, misyonunu, amaçlarını, stratejilerini ve temel politikalarını belirleyen geniş kapsamlı planlardır. Üst yönetim düzeyinde hazırlanan bu tür planlarla, özellikle örgütün uzun dönemli geleceğini etkileyen kararlar alınır. Bunlar örgütün tümünü ilgilendiren ve tüm faaliyetlere yol gösteren niteliktedirler. Orta ve alt yönetim düzeylerinde ise, genellikle kısa vadeli, günlük uygulamalara ve yöntemlere ilişkin planlar yapılır. Örneğin, orta düzey yöneticiler taktik planlar yaparlar, projeleri ve programları hazırlarlar; tamamlayıcı amaçları ve politikaları belirlerler. Alt düzey yöneticiler ise, kısa dönemli ve sorumluluk alanlarını ilgilendiren amaçları belirlerler; günlük çalışma ve iş programlarını hazırlarlar. Bu faaliyetlerin tümü birbirleriyle koordineli ve birbirlerini tamamlar biçimde yürütülür.

Örgütleme

Örgütleme süreci planlamayla yakından ilgilidir. Planlar, örgütlerin başarısı için temel faktörlerdir, ancak tek başlarına bu başarıyı sağlayamazlar; planların uygulamaya konulması gerekir. İşte örgütleme, uygulama için gerekli ortamı ve koşulları sağlar. Planlama aşamasında nelerin yapılacağı sadece taslak olarak belirlenir; örgütleme aşamasında ise, bu taslağı uygulamaya koymayı sağlayacak en küçük ayrıntılar üzerinde bile durulur.

Örgütlenme, saptanan amaçlara ulaşmak için gerekli koşulların sağlanması ya da insan kaynaklarının, fiziksel unsurların ve bunların işlevlerinin uyumlu biçimde bir araya getirilmesi sürecidir.
Bu süreçte;
– Yapılacak işler belirlenir, tanımlanır ve işlevlerine göre gruplandırılır, bölümlere ayrılır; iş ve örgüt birimleri haline getirilir.
– İşleri yapacak olan kişiler belirlenir ve bu kişiler uygun görevlere atanır.
– Atanan kişilerin yetki ve sorumlulukları belirlenir, aralarında yetki-sorumluluk ilişkileri kurulur.
– İşleri yapmaya yarayacak yer, araç ve yöntemler belirlenir; çalışan kişiler için sağlıklı ve rahat bir çalışma ortamı, makineler, mobilyalar ve diğer fiziksel olanaklar sağlanır.

Örgütleme işlevi iki ayrı yönüyle ele alınabilir. Bunlardan birincisi, örgütlemenin “süreç” yönüdür. Örgütleme süreci yukarıda sıralanan faaliyetleri içerir. İkincisi de, örgütleme sürecinin sonunda oluşturulan “yapı” yönüdür. Örgüt yapısı, planlı bir şekilde oluşturulmuş, sistemli bir şekilde faaliyet gösteren iskelet ya da bina olarak tanımlanabilir. Her örgüt kendisine özgü bir yapıya sahiptir. Bu nedenle örgütler de tıpkı insanlar gibi birbirlerinden farklı özelliklere sahip sosyal varlıklar olarak değerlendirilirler.

Yöneltme

Yöneltme; örgütü oluşturan personelin harekete geçirilmesi, onların çalıştırılması sürecidir. Benzetmek gerekirse, bir makineyi çalıştırmak üzere “başlatma ya da motor düğmesine basmak” “kontağı çevirmek” veya “şalteri indirmek” gibi bir eylemdir.

Tanımında da söylendiği gibi yönetim, başkalarına iş yaptırabilme sanatıdır. Bu amaçla yönetici, başkalarına ne yapmaları gerektiğini söyler, yani emir verir ve onların ne yaptıklarını izler. Fakat yöneltmede sadece emir vermek yeterli değildir. Yöneticilerin bir yandan çalışanların bilgilerini, becerilerini, tutumlarını, alışkanlıklarını, öte yandan iş tanımlarını, iş araçlarını, gereçlerini ve donanımlarını çok iyi bilmeleri gerekir. Bunun yanı sıra kendi davranışlarını çalışanları istenen davranışları yapmaya yönlendirecek şekilde düzenlemelidirler. Çünkü uygulama süreci, ücretlendirme, motive etme, liderlik ve danışmanlık yapma, yol gösterme, akıl verme, pozitif güçlendirme ve etkili kontrol yapma gibi önemli yönetsel faaliyetlerin tümünü kapsar.

Yöneltme işlevinin başarısı, büyük ölçüde yöneticinin kişilik yapısına ve yönetim tarzına bağlıdır. Örneğin, otoriter yöneticiler, astlarını genellikle sıkı bir kontrol mekanizması ve suç arama politikası içinde korkutma, baskı yapma ve cezalandırma yoluyla çalıştırırlar ve hatta zor kullanırlar. İnsancıl yöneticiler, çalışanları kendi hallerine bırakılar, hiç karışmazlar, çalışanlar üzerinde baskı ve kontrol uygulamazlar. Bu tarzı benimseyen yöneticiler çalışanlara iyi davranırlarsa, onların daha yüksek performans göstereceklerine inanırlar. Ancak çalışanlara baskı yaparak ya da onlara aşırı serbestlik tanıyarak başarılı bir yöneltme yapılamayacağı kabul edilen bir gerçektir. Demokratik-katılımcı yöneticiler ise, çalışanlar arasında ekip çalışmasını ve ekip ruhunu geliştirmeyi amaçlarlar. Böylece örgüt içinde başarılı yöneltmenin ön koşulu olan karşılıklı güven ve işbirliği, ortak çaba ve yönetime katılma gerçekleşir.

Bir örgütte başarı sağlanamaması ve istenen performans düzeyine ulaşılamaması, çalışan insanların doğasının (tembelliklerinin, bilgisizliklerinin ve yeteneksizliklerinin) bir sonucu değil, yöneticilerin onlarda var olan potansiyelden gereğince yararlanamamalarının bir sonucudur; yani yönetim ve yöneticilik sorunudur. Çünkü yöneticilerin asıl görevi iş yapmak değil, en uygun ortamı sağlayarak işi yaptırmak, insanları çalıştırmaya motive etmek ve istenen sonuçları almaktır.

Koordine Etme

Koordine etme, birbirinden ayrı bölümlerin tüm faaliyetlerinin ortak amaca yöneltilmesi için aralarında ilişkiler kurulması ve ekip çalışmasının sağlanması sürecidir.

Bir işletmede yapılması gereken pek çok iş, pek çok çalışan kişi ve bölüm vardır. Bunların her birinin işlevleri ve görevleri birbirinden farklıdır. Fakat bunların yer ve zaman açısından uyumlaştırılması gerekir. Örneğin, satın alma bölümü gerekli malzemeleri satın alır; muhasebe bölümü kayıtlarını tutar ve para akışını kontrol eder; üretim bölümü mamulleri üretir; pazarlama bölümü ise üretilen mamullerin alıcılarını bulur, satar ve gelir elde eder. Yapılması gereken bu işler, işleri yapacak kişiler ve bölümler, koordine edilmelidir. Eğer aralarında koordinasyon sağlanmazsa, satın alma bölümünün zamanlaması üretim bölümüne uymaz. Örneğin, üretim bölümü çok miktarda mamul üretir ve pazarlama bölümünün bundan haberi olmazsa stokta yığılmalar meydana gelir. Bu ve benzeri pek çok aksaklıkla karşılaşılır.

Koordinasyonun sağlanmasında yöneticinin görevi, bir orkestra şefinin görevine benzetilebilir. Nasıl ki bir orkestra şefi, çeşitli müzik aletlerinin çalınması sırasında uyumu sağlayarak, güzel bir müziğin ortaya çıkmasına ortam hazırlıyorsa, yönetici için de böyledir. Yönetici, personeliyle ve işletmenin diğer bölümleriyle, orkestra şefi örneğinde olduğu gibi, uyum ve işbirliği içinde olursa, amaçlara ulaşılır, etkenlik ve verimlilik sağlanır.

Koordine etme işlevi, diğer yönetim işlevlerinden bağımsız olarak düşünülemez. Bu işlevin, planlama ve örgütleme aşamasında da uygulanması gerekir. Ancak, koordinasyonun nasıl sağlanacağına ilişkin kesin bir formül vermek güçtür. Çünkü bunun nasıl sağlanacağını örgütün yapısı, örgütün kültürü ve yönetim şekilleri belirler.

Bununla beraber etkili bir koordinasyonun sağlanabilmesi için;

– Örgüt yapısının sadeleştirilmesi,
– Tüm bölümler arasında hizmet politikası birliğinin sağlanması; planların ve programların uyumlaştırılması,
– Etkili bir iletişim sisteminin tasarlanması,
– Koordinasyonun sağlanması için personelin teşvik edilmesi gerekir.

Kontrol Etme

Kontrol etme, planlanan amaçlara ulaşma derecesinin saptanması ve gerekiyorsa düzeltici önlemlerin alınması sürecidir. Kontrol bir bakıma diğer yönetim işlevleriyle nelerin, nasıl ve hangi ölçüde başarıldığını ortaya çıkarır. Yöneticinin sürekli işlevi iş performansını (başarısını) ölçmek ve planlara uygun yürütülüp yürütülmediğini görmek amacıyla değerlendirmektir. Çünkü bazı durumlarda en iyi plan bile istenen sonuçları sağlamayabilir; sapmalar, yanlış anlamalar ve beklenmeyen sonuçlar gelişebilir.

Kontrol etme, temel olarak bir ölçme değerlendirme faaliyetidir. Ölçme ile değerlendirme birbirinden bağımsız kavramlar değildirler; bir karar verme süreci olan değerlendirme, ölçmeyi de kapsayan geniş bir kavramdır. Ölçme, genellikle bir amaç için yapılır ve bir tanımlama işlemidir. Değerlendirme aşamasında ölçme sonuçları (ölçüm) daha önceden belirlenen kriterlerle ve standartlarla karşılaştırılır ve bir karara varılır. Bu bağlamda kontrol etme süreci hangi faaliyetleri ve neyi kontrol etmek için uygulanırsa uygulansın, esas olarak belirli temel aşamalardan oluşur.

Bu aşamalar;
– Planlama aşamasında ölçülebilir performans kriterleri ve standartları oluşturmak,
– Uygulama sırasında kriterlere ve standartlara göre performansı değerlendirmek
– Planlardan sapmalar varsa, düzeltici önlemleri belirlemek ve uygulamaya koymaktır.