Perakende Okulum Mağazacılığı Uzmanından Öğrenin
İş analizi sonucu elde edilen ayrıntılı bilgilerin yöneticilerin kullanımına hazır hale getirilmesi için yeniden düzenlenmesi gerekir. Bu düzenlemeler sonucunda da mağazalarda tablolar halinde iş tanımları ve iş gerekleri oluşturulur.
İş Tanımları
İş tanımları, iş analizlerinin ayıklanmış, özlü bilgilerinden oluşur. Bu nedenle okunması ve algılanması kolay olur. Yöneticilerin ve personelin kolaylıkla yararlanabileceği şekildedir. Her mağazanın kendine göre hazırladığı iş tanım formları; işin kimliği, özeti, içerdiği görevler ve çalışma koşulları bölümlerinden oluşur. “İşin kimliği” bölümünde işin adı, kodu, bölümü ve işi yapan kişinin bağlı olduğu ilk yöneticinin kimlikleri yer alır. (Bu bölümde iş tanımının yapıldığı tarih ve iş değerlemesinde kullanılmak üzere işin diğer işlere göre önemini gösteren “işin düzeyi” hanesi de yer alır) . Tablo 2. 4′de bir iş tanımı formu örneği görülmektedir.
“İşin özeti” kısmında işin ne olduğu, nasıl ve niçin yapıldığı kısaca açıklanır. “İşin içerdiği görevler” bölümünde; işin aşamaları, gerekleri ve kapsadığı sorumluluklar ortaya konur. “Çalışma koşulları” kısmında ise işin fiziksel çevre özellikleri, içerdiği tehlikeler, çalışma saatleri, vb. belirtilir. İş tanımı, işi bir bütün olarak ele alır.
İş analizinin “iş tanımı” şeklinde düzenlenmiş hali özellikle işin örgüt yapısı içindeki yeri, diğer işlere göre önemi, amacı, aşamaları, sınırları, görev ve sorumlulukları, kime bağlı olduğu, nasıl bir ortamda ve hangi zaman diliminde yapıldığı konusunda yöneticilere bilgi verir. Ayrıca personelin bu konuda bilinçlenmesini sağlar. İş analizinin kullanılma amaçları iş tanımları için de geçerlidir. (bkz. iş analizlerinin kullanılma alanları) .
İş tanımlarında geçen, “işin fiziksel çevre özellikleri” nelerdir?
İş Gerekleri
İş gerekleri de iş analizi bilgilerinden türetilir. Ancak iş tanımları gibi genel ve işin bütününü kapsar nitelikte değildir. Özellikle işin yerine getirilebilmesi için personelin taşıması gereken nitelikleri ortaya koyar. Bunlar; eğitim düzeyi, deneyim, zihinsel, fiziksel, davranışsal, hatta duygusal özelliklerdir. İş gerekleri formunun hazırlanmasıyla, personel seçimi sırasında adaylarda hangi özelliklerin aranacağına, personel eğitiminde çalışanlara hangi konularda eğitim verileceğine ilişkin iş analizi bilgileri belli bir format altında düzenlenmiş olur. Dolayısıyla iş gerekleri formu, personel seçimi ve eğitimi işlevlerinde kullanılır.
Bir iş gerekleri formunda işin gerektirdiği personel özelliklerine ek olarak iş tanımında yer alan işin kimliği ve çalışma koşulları bölümleri de bulunur. Tablo 2. 5′de bir iş gerekleri formu örneği görülmektedir.
Teknolojik yenilikler, mağaza personelinin işe ilişkin tutum ve güdüleri üzerine yapılan araştırmalar, performans değerlemeleri zaman zaman işin kapsamında, yapılış biçiminde, örgüt yapısındaki içindeki yerinde, iş dizaynında (işin basitleştirilmesi, genişletilmesi, zenginleştirilmesi gibi) bazı değişikliklere gidilmesini gerektirir. Bu vb nedenlerle bir işin tekniğinde, görevlerinde, yetki ve sorumluluklarında, gerekliliklerinde, çalışma koşullarında değişiklikler yapılır. Bu değişikliklerin iş analizlerine yansıması, dolayısıyla iş tanımı ve iş gerekleri formlarının buna göre güncelleştirilmesi gerekir.
