Organizasyonlarda Bölümlendirme (Departmanlara Ayırma)

Perakende mağazalarının faaliyetlerinin bölümlendirilmesinde hangi ölçütlerin kullanılacağı işletmeden işletmeye farklılık gösterecektir. Burada önemli olan organizasyonun faaliyetlerini etkinlik ve verimlilik içerisinde yürütebilmesi, pazardaki değişmelere kolay uyum sağlayabilmesi, insan kaynaklarından en etkili şekilde faydalanabilmesi ve pazardaki rekabetle başa çıkabilmesidir.

Temel bölümlendirme ölçütleri arasında mağaza fonksiyonları (pazarlama, üretim, insan kaynakları, vb. ), ürünler (sağlık ürünleri, güzellik ürünleri, vb. ), coğrafi bölge (Doğu Anadolu Bölgesi, İç Anadolu Bölgesi ya da Avrupa, Amerika Bölgesi, vb), müşteri grupları (kadın, erkek, çocuk, vb. ), mağaza süreçleri (kesme, kalıplama, dikme, boyama, vb. ) sayılabilir. Mağazalar bu bölümlendirme ölçütlerinden yalnızca birini kullanabileceği gibi bir kaçını bir arada kullanabilir. Şimdi bu bölümlendirme ölçütlerinden yaygın olarak kullanılan ilk üçünü daha detaylı olarak ele alalım.

Fonksiyon Esasına Dayanan Bölümlendirme

Fonksiyonlara göre bölümlendirmede işler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilmektedir. Örneğin satın alma ile ilgili işler bir araya getirilerek satın alma bölümü, satış ile ilgili işler bir araya getirilerek satış bölümü oluşturulur. Her fonksiyonel birimin alt fonksiyonlarının oluşturulmasında başka ölçütler kullanılabilir. Fonksiyon esasına dayanan bölümlendirme Şekil 2. 2, fonksiyon esasına dayalı bölümlendirmeyi göstermektedir.

Basit ve anlaşılabilir bir yapı olan fonksiyonel temelli yapı, uzmanlaşmaya olanak sağladığı için etkinlik ve verimliliği arttırabilir ve belirli bir fonksiyon içindeki koordinasyonu kolaylaştırır.

Uygulamada en sık görülen fonksiyon temelli bölümlendirmede, her bölüm yöneticisi sadece kendi bölümünün faaliyetlerinden sorumlu olacaktır. Her bölüm yöneticisi, sorunlara kendi açısından bakmaktadır. Dolayısıyla böyle bir yapıda faaliyetleri koordine etme yükümlülüğü organizasyonun tepe yöneticisine düşmektedir çünkü ancak tepe yönetici faaliyetlerin tamamını görmek imkânına sahiptir. Bu yapıda örneğin satın alma müdürü, finans müdürünün sorunlarını bilmeyebilir. Dolayısıyla bu yapı, sorunlara yalnızca kendi açısından bakma eğiliminin güçlenmesine yol açabilir. Böyle bir durum ise bölümlerin yalnızca kendi amaçları ve çıkarları doğrultusunda hareket etmesini ve mağazanın bütününe yönelik amaçlarının ise gözden kaçırılmasına yol açabilir. Bunu önleme sorumluluğu ise bölümlerin üzerinde faaliyet gösteren üst yönetime aittir.

Fonksiyonlara dayalı bölümlendirmenin diğer zayıf tarafı, bölüm yöneticileri kanalı ile iletişim öngörüldüğü için, iletişim ve dolayısıyla karar alma sürecinin ağır işlemesidir. Böyle bir durum organizasyonun bir bütün olarak çevresel değişimlere tepki vermesini de yavaşlatacaktır.

Ürün Temeline Göre Bölümlendirme

Ürün temeline dayanan bölümlendirmede iş ve görevler niteliklerine göre değil, fakat ilgili oldukları ürün cinslerine göre gruplandırılır. Örneğin, A grubu ürünlerle ilgili her türlü faaliyet (satın alma, satış, sipariş, finans, vb. ) A grubu ürün bölümü içerisinde gerçekleştirilecektir. Aynı durum diğer ürün grupları için de geçerlidir. Şekil 2. 3, ürün temeline dayanan bölümlendirmeyi göstermektedir.

Daha çok büyük mağazalarda rastlanan bu yapının en büyük yararı, koordinasyonu kolaylaştırmasıdır. Her bir bölüm yöneticisi, sadece belli bir grup ürünün tamamından sorumludur. Ürünün yeniden satılmak üzere satın alınmasından dağıtımına kadar bütün sorumluluğun tek bir yöneticide toplanması, ilgili yöneticiyi küçük bir mağaza yöneticisi durumuna getirmektedir.

Ürün temeline dayanan bölümlendirmenin en büyük sakıncası ise bu organizasyon türünün pahalı olmasıdır. Bunun iki nedeni vardır: Birincisi, ürün grubunun tamamından sorumlu olacak yöneticilere yüksek ücretler verilmesidir. İkincisi ise, benzer nitelikteki faaliyetlerin her bir ürün grubu içerisinde tekrarlanmasıdır. Örneğin, A ürün grubunun satış teşkilatı, B ürün grubununkinden ayrıdır. Bu da fonksiyonlara bağlı uzmanlaşmayı ortadan kaldırmaktadır. Bu sorunun bir ölçüde ortadan kaldırılması için, tüm ürün gruplarına hizmet verebilecek fonksiyonlar, ayrı bir bölüm olarak örgütlenmektedir. Bu durumda ürün temeline göre bölümlendirme Şekil 2. 4′te görülen yapıya benzeyecektir.

Bölge Temeline Göre Bölümlendirme

Bölge temeline göre bölümlendirme, esas itibariyle ürün grubu esasına göre bölümlendirmeye benzemektedir. Coğrafi açıdan çok geniş ve değişik alanlara dağılmış olan işletmeler, belirli bölgelerdeki faaliyetlerin sorumluluğunu bir yöneticiye vermektedir. Şekil 2. 5, bölge temeline göre bölümlendirmeyi göstermektedir. Bölgelere dayalı bölümler oluşturulduktan sonra, bölüm içindeki yapılanma farklı şekillerde olabilir. Bazı Mağazalar fonksiyonlarına göre bölümlendirme yoluna giderken bazıları ise ürün grubuna göre bir bölümlendirme seçebilirler. Bölgelere göre bölümlendirme iletişim ve karar vermeyi hızlandırması nedeniyle pek çok büyük mağaza tarafından kullanılmaktadır. Ayrıca değişik coğrafi bölgelerin özelliklerine cevap vermeyi kolaylaştırması açısından da özellikle avantajlıdır.

Bölgelere göre bölümlendirmenin en önemli sakıncası ise, bölge yöneticilerinin birer güç merkezi olarak faaliyetlerini sürekli olarak genmağaza eğilimleridir. Bundan öte, bölgelerde merkezden yürütülen faaliyetlerin bulunması halinde, bu faaliyetlerin koordinasyonu sorunlar ortaya çıkarabilir.