Organizasyon Süreci

Organize etme, mağazanın planlama aşamasında belirlemiş olduğu hedeflere ulaşmak üzere uygun bir organizasyon yapısının oluşturulması sürecidir. Planlama işlevinin başarılı bir şekilde uygulanması, organizasyon çalışmalarının başarısında kritik önem taşır. Benzer şekilde, planların uygulamaya konması ve belirlenen amaçlara ulaşılabilmesi için uygun bir çalışma ortamının, çalışma ilişkilerinin kısaca organizasyon yapısının oluşturulması gerekir.

Şekil 2. 1 organizasyon sürecinin temel adımlarını göstermektedir. Organizasyon sürecindeki ilk aşama, planların ve amaçların gözden geçirilmesidir. Bu şekilde hangi işlerin, nasıl ve hangi personel tarafından yapılması gerektiği belirlenerek, bunlara uygun bir yapılanmaya gidilir.

İkinci aşama, mağazanın amaçlarına ulaşmayı sağlayacak faaliyetlerin neler olduğunu kararlaştırmaktır. Ürün ya da hizmet üretimi için gerekli olan temel faaliyetler arasında hammadde, enerji, bilgi gibi girdilerin sağlanması, bunların uygun ortamlarda ürün ve hizmetler gibi çıktılara dönüştürüldüğü dönüşüm süreci, üretilen ürünlerin tüketicilerin ellerine geçmesini sağlayacak dağıtım mekanizması, ürünlerin pazarlanması gibi faaliyetler pek çok işletmede gördüğümüz temel faaliyetlerdendir.

Organizasyon sürecindeki üçüncü aşama faaliyetlerin gruplandırılmasıdır. Böylece işlerin uzmanlaşmaya ve iş bölümüne izin verecek şekilde, bir düzen içinde, daha hızlı, daha etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi sağlanacaktır. Faaliyet grupları, işletmelerdeki departmanları ve daha küçük birimleri ortaya çıkaracaktır. Bunlar arasında üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları, halkla ilişkiler, muhasebe gibi bölümler vardır. Küçük mağazalarda bu işlevlerden bazıları personel açığından veya işlerin ölçeğinin küçük olmasından dolayı aynı bölüm altında toplanabilir. Örneğin, insan kaynakları ve finans bölümü genellikle ‘Mali ve İdari İşler’ departmanı olarak karşımıza çıkar.

Dördüncü aşamada, önceden belirlenmiş olan faaliyetleri gerçekleştirecek personel belirlenir. Faaliyetlerin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için, gereksinme duyulan iş gücünün nitelikleri ve nicelikleri ortaya konur. İşletmelerde, her iş, belli bir eğitimi, deneyimi, beceriyi ve fiziksel özellikleri gerektirir. Bu aşamada ‘işe göre insan’ ilkesi dikkate alınmalıdır. Her bir personel bir ya da birkaç görevin yerine getirilmesinden sorumlu tutulur.

Dördüncü aşamadaki diğer bir faaliyet, yetki ve sorumlulukların düzenlemesidir. Bu düzenleme ile kimin hangi yöneticiye bağlı faaliyet göstereceği, yöneticilerin sahip olduğu yetki ve sorumlulukların neler olduğu gibi konular açıklığa kavuşturulur. Beşinci ve son aşamada ise faaliyetlerin yürütülmesinde kullanılacak donanım (makineler, büro araçları, vb. ) ve fiziksel çalışma koşulları (çalışma alanlarının düzenlenmesi, aydınlatma, ısıtma, vb. ) ile ilgili düzenlemeler yapılır. mağazanın çeşitli birimlerinde kullanılacak donanım ile fiziksel koşulların personelin motivasyonu ve dolayısıyla verimi üzerinde olumlu etkilerinin olacağı unutulmamalıdır. Bu aşamadan planlama ve amaçlar kutusuna giden ok, yeni planlama faaliyetleriyle bir organizasyon sürecinin yeniden başlayacağını ifade etmektedir.

Organize etme süreci sonunda ortaya çıkan yapı biçimsel organizasyon yapısıdır. Biçimsel yapı, önceden bilinçli olarak tanımlanan ve belirli bir amaç doğrultusunda oluşturulan ilişkiler topluluğunu ifade eder. Ayrıca bu yapıyı oluşturan unsurlar ve ilişkiler organizasyon el kitabı adı verilen yazılı bir belge ile açıklanır.