Etkinlik Yönetimi

Halkla ilişkilerin son derece önemli konularından biri de etkinlik yönetimidir. Etkinlik yönetimi, hedef kitle ve medya için özellikle düzenlenen ve ilginç açıklamalar, gösteriler ve faaliyetlerden oluştuğu için haber değeri taşıyan (veya yaratılan) organize olaylardır. Yarışma, sergi, açılış, toplantı vb. etkinlik gibi görünürlük ya da katılım sağlamak için düzenlenen etkinliklerdir.

İyi halkla ilişkiler uzmanları haberi dikkat çekecek şekilde hazırlayarak (kimi zaman da yaratarak) hedef kitlesini etkileme başarısını gösterebilme becerisine sahip olmalıdır. Edward Bernays halkla ilişkilerde sürekliliği olan ve monoton hale gelen aktiviteleri renklendirerek, sıradanlığın dışına çıkarak basının ve dolayısıyla hedef kitlenin dikkatini çekebilmenin önemli olduğunu ifade etmektedir. Kurumun gerçekleştirdiği aktivitelerin tümünün medyada yer almasını beklemek yanlıştır. Medyaya bu kadar yoğun bir mesaj bombardımanı varken, öncelikle medyanın sonra da hedef kitlenin dikkatini çekecek, kurumun imajını olumlu yönde etkileyecek yaratıcı aktivitelere ihtiyaç vardır. Kuşkusuz burada temel amaç, kurum/ürün ile yaratılan olay (event) arasında ilişki kurularak medyanın dikkatini çekmektir. Bu yöntemin uygulanmasında özel bir kural olmamakla birlikte hayal gücüyle hareket edilebilir.

Başarılı bir etkinliğin düzenlenmesi için gerekli ipuçlarını şöyle özetleyebiliriz;
– Eğer olanaklı ise uzman bir koordinatör tutulmalı.
– Gerçekçi amaçlar oluşturulmalı.
– Profesyonelce hazırlanmış ve basılmış davetiyeler hazırlanmalı.
– Yeterli insan gücü istihdam edilmeli ve görevler en küçük detaylara kadar belirtilmeli.
– Basın duyuruları için oldukça titiz ve detaylı bir hazırlık yapılmalı.
– Gerekli yerlerden izin ve onay alınması gerekiyorsa bunun zamanında ve yetkililerce yapılması gerekir.
– Etkinlik için doğru zaman seçildiğinden emin olunmalı. Bu durum özellikle basında yer almak için son derece önemli (Odabaşı, Oyman, 2002, s. 158). Etkinliklerin düzenlenmesindeki bu ipuçları doğru ve etkili stratejilerle yürütülmelidir.

Halkla ilişkilerde hedef kitleye stratejiler doğrultusunda yaratıcı fikirlere ihtiyaç vardır. Bu yaratıcı etkinlikler, konferans, davet ve sergilerden, yeni bir şubenin, bayiinin veya fabrikanın açılış törenine, ünlülerle bağlantılı aktiviteler ve destek programlarından, bir filmin galasına kadar çeşitlilik gösterebilmektedir. Bu ifade ettiğimiz liste halkla ilişkilerin bütün aktivitelerini içeren kapsamlı bir liste değildir. İşte halkla ilişkileri çekici, etkili kılan da zaten sürekli daha önce yapılmamış aktiviteleri bulmak ya da yapılmış olanlara yeni soluk kazandırma arayışı içinde olmasıdır. İlginç ve yenilikçi taktiklerle farklı fikirler yaratmak mümkündür. Ancak bu konudaki tüm girişimleri halkla ilişkiler kampanyasının stratejisine bağlamalı, dolayısıyla kopukluğa neden olmamak son derece önemlidir.

Etkinlik Yönetiminde Stratejik Planlama

Halkla ilişkiler uzmanlarının hazırladığı etkinlikler için gerekli stratejik plan oluşturmak oldukça önemlidir. Öncelikle durum analizi ve ihtiyaç değerlendirmesi yapılır ve ardından etkinliğin stratejik planı ve bütçesi oluşturulur. Bu planlama, etkinliğin derinlemesine incelenmesini, uygulanmasını ve denetlenmesini içerir. Etkinlik öncesi durum nedir, ne hedeflenmektedir, etkinliğin hedef kitlesi kimlerden oluşmaktadır, etkinlik ne şekilde, ne zaman, nerede gerçekleştirilmelidir, hangi teknikler kullanılacaktır, bütçe nedir, sonuçlar nasıl değerlendirilecektir? Bu konular atlanmadan uygulanırsa etkinlik sağlam bir temel üzerine oturacaktır. Gelin şimdi etkinlik planı oluşturabilmek için ihtiyaç duyulacak konuları biraz daha ayrıntılı görelim (Pira, 2004, s. 54).

– Kurumun içinde yaşadığı şartlar nedir? Durum analizi verileri nelerdir?
– Kurumun hedefleri nelerdir? Etkinlik sonrasında nasıl bir etki yaratmayı planlıyor?
– Hedef kitle/ler kimlerdir ve bunlar nasıl tanımlanır?
– Planlanan etkinlik nedir? Bu etkinlik kurumun hedeflerini gerçekleştirmesine nasıl yardımcı olacaktır?
– Etkinlik için belirlenen hedefe ulaşmayı sağlayacak ne gibi stratejiler kullanılacaktır?
– Bu stratejiler hangi teknikleri içermektedir?
– Etkinliğin yeri, zamanı nedir?
– Etkinliğin yöneticisi, yardımcısı/ları, komite/leri belirlendi mi? Görevliler ve görev tanımları ile sorumlulukları ve ihtiyaçları belirlendi mi?
– Planda güncelleme yapma ve onaylatma yetkisi kimin? Onay mercii kim?
– Etkinlik çizelgeleri ve uygulama detayları hazır mı?
– Destek alınacak kurumlar hangileridir? Destek tipleri, sorumlu kişiler ve iletişim detayları nelerdir?
– İletişim formatları ve detayları hazır mı?
– Etkinlik geniş bir halkla ilişkiler projesinin tekniği midir? Kendi başına bir proje midir?
– Diğer kurumsal hedeflere bir katkısı var mı?
– Sosyal-kültürel-eğitsel vb. bir yönü var mı?
– Bütçesi ve kullanacağı diğer firma kaynakları nelerdir?
– Nasıl bir değerlendirme yapılacak?

Bu sorulara verilecek cevaplarla etkinlik planı oluşturulur. Hazırlanan bu etkinlik projesinin hayal kırıklığına dönüşmemesi için stratejik planlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi gerekir. Bir etkinlik planlanırken durum analizi verilerini takiben etkinliğin ana hedefi/leri ve alt hedefleri, detayları ile yazılmalıdır. Etkinlikler son derece detaylı hazırlanmalı ve sürekli kontrol edilmelidir. Etkinliğin yöneticisinin etrafındaki komiteler de titizlikle çalışırlar. Planlamada olduğu gibi uygulamada da itina gösterilerek istenilen sonuca ulaşılır. Halkla İlişkiler Enstitüsü’nün raporunda etkinliğin planlanmasında ve yürütülmesinde dikkat edilmesi gereken ayrıntılar şöyle ifade edilmektedir ( Howard, s. 68-75):

Tarihin Belirlenmesi; Kuruluşun düzenleyeceği etkinliğin tarihi belirlenirken, aynı tarihte önceden belirlenmiş başka önemli bir etkinliğin düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilmelidir. Konu ve

Konuşmacıların Seçimi; Planlanan etkinlik bir konferans veya sempozyum ise, konuşmacıların ve konunun belirlenmesi gerekir.

Konuk Listelerinin Hazırlanması ve Duyurulması; Konuk listesinin hazırlanması zor iştir. Böyle bir liste konuyla ilgili akademisyenleri, uzmanları, yerel ve ulusal çaptaki yüksek makamlarda bulunan kişileri, bakanları, milletvekillerini, parti temsilcilerini, vali ve belediye başkanlarını, eğitimcileri, önemli müşterileri, iş yapılan kuruluşların yöneticilerini, sendika odaların temsilcilerini, iş adamlarını, hissedarları (ve bunların eşlerini) vb. içeren uzun ve kapsamlı bir listedir.

Basın davetlerinin hazırlanması ve duyurulması; Öncelikle böyle bir davet için davetiye mi bastırılacağı, yoksa telefonla, e-maille, mektupla mı yapılacağının karar verilmesi gerekir. Davet mesajında gelecek olan önemli kişilerin (VIP) belirtilmesi daha etkili olur. Toplantı yeri, LCV (lütfen cevap veriniz) kıyafet biçimi ile ilgili bir ayrıntı varsa belirtilir.

Rezervasyonlar; Otel, restoran, toplantı yeri vb. rezervasyonların önceden ve zamanında yapılması gerekir.

Bastırılacak Materyaller; Özel olarak bastırılacak materyaller arasında, davetiyelerin, el kitapçıklarının, program metinlerinin, rehberlerin, haritaların, kurumun tarihçesini anlatan kitapların, film gösterimi varsa filmin özetinin ve eleştirilerinin hangileri olduğuna karar verilir.

Konuşma Metinleri; Kurum yöneticilerinin konuşma metinlerinin hazırlanması genellikle halkla ilişkiler uzmanlarının görevidir. Davet sahibinin konukları karşılaması, tanıştırmalar, konuklara verilen brifingler, mikrofonların ve hoparlörlerin düzenlenmesi, büyük salonlarda hareket halindeki konuklar için kapalı devre televizyon yayınları, video kayıt düzeninin sağlanması simültane (anında) tercüme vb. işlerin organize edilmesi de halkla ilişkiler uzmanının sorumluluğuna düşen işler arasındadır.

Protokol Sırası; Üst düzey yetkililerin, kıdemli personelin ve diğerlerinin protokol sırasına göre takdim edilmesi işlerinin organize edilmesi gereklidir.

Özel Gösteriler ve Teşhir Programlarının Planlanması; Programın içerisinde amaca ve hedef kitleye uygun olarak planlanan diğer gösteri ve düzenlemelerin hazırlığının da yapılması gerekir. Kimi zaman özel gösterilerde müziğin ustaca kullanılması, ortamda tansiyon yaratmaya veya tansiyonu düşürmeye yardım eder.

Ayrıntıların Organize Edilmesi; Mekanın çeşitli yerlerine, kapı girişlerine ve masalara yerleştirilecek çiçek buketleri, ziyaret (anı) defteri ve diğer ayrıntılarında atlanmadan düşünülmesi gerekir.

Organizasyonun Kontrol Edilmesi; Etkinlikte görev alan tur rehberleri, hostesler vb kişilerin bilgilendirilmesi, yakalarına takacakları rozetlerin veya boyunlarına asacakları görevli kartlarının hazırlanması, tur rehber kitapçıklarının kontrol edilmesi, kesin zamanlamaların prova edilmesi vb gerekir. Aynı zamanda çıkabilecek aksaklıkların en aza indirilebilmesi için her şeyin gözden geçirilmesinde yarar vardır.

Dekor; Konferans salonunun, yemek salonunun ve diğer yerlerin dekor ve görünümleri kontrol edilmelidir. Etkinlikte görevli personelin kılık kıyafetlerinin, saç, makyaj, sakal vb. temiz ve düzenli olmasına dikkat edilmelidir. Konukların etkinliğin yapılacağı salonu rahat bulabilmeleri için yön gösteren tabelaların uygun yerlere konulması sağlanmalıdır.

Ulaşım; Etkinliğin davetlilerinin gidiş ve dönüşleri için binecekleri tren, uçak, araba vb. ayarlanmalı, Otoparkta görevli personel bilgilendirilmeli ve konuklara yardımcı olmaları sağlanmalı.

İkram Servisleri; Salata ve zeytinyağlı yiyecek büfesi, akşam yemeği, çay-kahve servisleri ve ulaşım sırasındaki yiyecek hizmetleri önceden planlanmalı. Yemek masasındaki protokol oturuşları için isim kartlarının yerleştirilmesi, basın masasının hazırlanması gerekir. Menülerin, müziğin seçimi, dekorasyon biçimi, vestiyer imkanı, verilmesi gereken bahşişler vb. unutulmaması gereken önemli ayrıntılardandır.

Hava Şartları İçin Önlem Alma; Yağmurlu veya aşırı güneşli günler için şemsiyelerin hazırlanması, Çamura karşı rahatlıkla yürümenin sağlanabilmesi için naylon veya tahtadan platformların hazır edilmesine dikkat etmek gerekir.

Medya Mensuplarına Yönelik Düzenlemeler; Yazılı, görsel, işitsel basının mensuplarının öncelikle etkinliğe davet edilmesi gerekir. Bunun yanı sıra rahat fotoğraf ve hareketli görüntü alabilmeleri için uygun bir yerin ayarlanması ve daha önceden hazırlanan içerisinde basının ihtiyaç duyabileceği basın bülteni, fotoğraf, cd, kurumu tanıtıcı metinler vb. yer aldığı basın kitlerinin (dosyalarının) medya mensuplarına verilmesi (gelmeyen basın mensuplarının ise adreslerine gönderilmesi) halkla ilişkiler uzmanının çok önem vermesi gereken konuların başında gelmektedir.

Diğer Medya; Yukarıda ifade ettiklerimizin yanı sıra, kurumu tanıtıcı bir film hazırlanarak davetlilere gösterilmelidir. Aynı zamanda çeşitli posterler hazırlamak, sergiler düzenlemek, ürünlerin tanıtımına ilişkin gösteriler hazırlamak vb. bu etkinliği şüphesiz çok daha renkli bir hale getirecektir.

Fotoğraflar veya Video Kasetler (CD); Etkinliğin kayıt edilmesi için olay öncesinde bir fotoğrafçı ve video çekimi içinde bir kişi ile anlaşılmalıdır. Elde edilen görüntüler (video) kurgulanarak televizyon kanallarına gönderilebilir. Öte yandan hazırlanan cd ve fotoğraflar etkinliğin bir hatırası olması ve anılarda uzun süre yer etmesi için konuklara verilmesi de şüphesiz çok hoş bir jesttir.

Hediyeler ve Hatıra Eşyalar; Özel konuklara veya katılan tüm konuklara verilmek üzere hazırlanan hediyeler ve hatıra eşyalar, bu tür düzenlemelerde alışılmış uygulamalar arasındadır.

Ülke Dışındaki Özel Etkinliklerde Veya Yabancı Konukların Davet Edilmesi Durumunda; Böyle bir durumda şüphesiz ki tercümana çok ihtiyaç vardır. Yazılı olarak hazırlanan materyaller ve basın bültenlerinde mutlaka etkinliğin gerçekleştiği ülkenin diline tercüme edilir ve lisan nedeniyle bir aksaklık yaşanmaması için yukarıda saydığımız birçok özellik o ülkenin diline uygun hale getirilmelidir.

Nihai Plan; Etkinliğe ilişkin bir aksaklık yaşanmamsı için son kontrolleri titizlikle yapılması, konuklara ve katılımcılara etkinlik günü, yeri ve saati son bir kez daha hatırlatılmalıdır.

Bütçe; Çıkabilecek ekstra harcamaları da düşünerek detaylı bir bütçe hazırlanarak yönetimin onayı alınmalıdır.

Etkinlik Sonrası Değerlendirme; Etkinlik sona erdikten hemen sonra, tüm bilgiler hafızadayken tüm aksaklıklar ve eleştirilen konular belirlenerek, bir sonraki etkinlikler için bilgi edinilmeli. Kısacası bir özeleştiri yapılmalı.

 

Bir toplantı organize ettiğinizi düşünelim. Böyle bir toplantıyı düzenleyebileceğiniz mekanların neler olabileceğini ve bu mekanların avantaj ve dezavantajlarını tartışınız.

Kitle iletişim araçlarının gündemine girecek etkinlik mesajları “yaratmak’; köşe yazılarına girmek, medya ile iyi ilişkiler kurmanın yanı sıra halkla ilişkiler becerilerine de ihtiyaç duyar. Etkinliğin yapısına uygun hazırlanmış profesyonel basın bültenleri, basın video-CD’leri atlanmaması gereken önemli detaylardır. Olumlu bir kamuoyu yaratmak ve hedef kitlelerin desteğini kazanmak doğru ve etkili işlerin yapıldığının göstergesidir.